書類整理が大変な3つの理由
片付けの中でも、多くの方が苦手とする
「書類整理」
私がお客様のお宅に伺う中でもここに悩んでいる方は少なくありません。
カウンターに置いたままのチラシやDM
健康診断の結果や保険の書類
書類って多いですよね。
そもそも、
書類整理はなぜ大変なのか
なぜ後回しになってしまうのか
それは…
【書類整理が大変な理由】
①毎日どんどん増える
（こちらが望んでないのに）
②要不要の基準がわからない
③時間を割いて整理しても変化が見えづらい （終わりが遠く感じる）
だと私は思っています。
毎日増え続ける書類。
そのままにしていたらものすごい量になります。
物体ではないので、
最初は何とも思っていなくても
だんだん積み重なり、
「提出するあれどこに行った？」とか
「保険期間どうだったっけ？」とか
いざ探そうとしても見つからない。
探すのに時間がかかりアタフタ。
なんてことありませんか？
でも、この
「書類整理が大変な理由」
を解決していけば、
書類整理がつらくなりません。
1つずつみていきましょう！
①毎日どんどん増える
洋服や雑貨、日用品などは
基本的に自分の意志で購入しています。
「そろそろあれが無くなるから買わなきゃ」とか
「これ可愛いから欲しいな」とか…
でも、書類は意図せず
毎日ポストインされたり、
お子様が持ち帰ってきたりします。
そうです。
ポイントは
「意図せず・望んでないのに」
と言うところです。
まずはここを食い止めましょう(笑)
そんなことできるの
と思うかもしれませんが、
出来るものもあります！というのが正しいです。
例えば…
定期送付物（カタログ、DM）の停止
です。
私の事例で言うと、
「食材宅配サービスの
カタログや注文書」
毎週届けて頂いて、
でも毎回それを翌週返却するのを忘れ、
家に何袋もカタログと注文書が溜まる（笑）
でも注文はオンラインだから必要ない(笑)
これがとってもストレスになった私は、
配達員さんにお願いして
「カタログ配布の停止」をしてもらいました。
それ以外にも
定期的に来るDMなどはありませんか？
一度お試しで頼んだ化粧品のDM
もう頼まないのに定期的に、しかもよく来る(笑)
こんなDMも
お問い合わせ窓口に送付停止を依頼すると
対応してくれるところが多いです。
とは言え、
電話してその旨を伝えるのってなかなか面倒ですよね？
実は私も気になっているけど
面倒で停止できていないDMがあります(笑)
でも、
「エコ」で考えたら、
動ける方もいると思いますし、
特に頻度が高く嵩張るカタログなどは
「お互いの無駄な時間」
も無くなり、
「返却しなきゃ」の自分のストレスも無くなります。
全部でなくても、
ストレスになっているものくらいは
「まずは食い止める」をやってみませんか？
②要不要の基準がわからない
書類整理の際に一番陥る難関はここです。
「捨てていいのかがわからない」
「後で必要になったら困る」
「とりあえず取っておこう」などなど…
そこで判断に迷って
頑張って書類整理をしていても
「あーーーー面倒くさいー！」
となって、
結局全部山積みのままだったり、
途中でやめてしまったり…
でも大丈夫です！
まず、書類には元々
「期限がついているもの」と
「期限がついていないもの」があります。
【期限がついているもの】
【期限がついていない物】
取扱説明書
【期限がついているもの】の管理方法
は簡単です。
期限が過ぎたら捨てられます。
ただ、捨てることを忘れない仕組みは必要です。
（ここはまた次回にでもご紹介します）
でも皆さんが困っているのは
【期限がついていないもの】の管理方法ですよね。
「これどうしようかなー」
「とっておこうかなー」
「いやいらないかなー」
と要不要化の判断に
一枚一枚時間がかかり、
気持ちが滅入ってしまうのです。
もしこの判断基準がはっきりしていれば…
あとはただ
「要るor要らない⇒要るor要らない」
を淡々と繰り返して
【破棄】
【短期保管】
【長期保管】
で分ければいいだけなのです。
書類管理のマイルールを作ろう！
つまり、期限がないモノにも
「判断基準=マイルール」を作ることで
いる、いらないの判断がサクサク進み
この書類問題は9割型解決されます。
マイルールとは…
そのおうちの収納のスペースや生活環境によって
書類保管期限も変わってきます。
何より、書類を捨てることに不安を感じる方は
特に「無理ないマイルール」
を作ることをお勧めします。
例えば
「取扱説明書」
基本的に取扱説明書はネットで検索すれば出てくるものが多いです。
「ネットで検索でいいや」の方はそもそも取説はいりません。
でも、
紙でも見たい。手元にないと不安。という方は、
その中でも
「掃除をよくするから」とか
「壊れたらすぐ確認したいから」という理由で
大型家電は保管で、
ドライヤーやホットプレートなど
「壊れてもすぐに買い替えるかな」
という小型家電は破棄するなど
自分の中でルールを決めてみてください。
取扱説明書だからと言って
必ずしも全部の説明書が必要ではなかったりします。
ポイントは
「壊れた時に自分がどう動くか」
をイメージしてみてください。
時計や体重計が壊れて、説明書見るかな？とか…
その判断ができてくると
「闇雲に全て取っておく」
が減っていきます。
先日お伺いしたお客様宅では、
「公共料金の領収書」を5年以上いや、10年位保管してるかも。
という方がいました。
理由を聞いてみると、
ご主人が
「紙は場所を取らないし、
取っておいてもいいんじゃないか」
ということでした。
奥様は
「要らないし見てないんですけどねー」
と少しお困りの様子。
私がご提案したのは、
【STEP１】
まず年単位ごとに封筒に入れるなどして
分かりやすくまとめる。
↓
【STEP２】
5年なら5年、10年なら10年
とご夫婦で相談し、
納得できる年数保管をし、
年度末にその年数が経過したら
その封筒ごと破棄する方法です。
収納スペースもかなり余っていたので
このお宅は保管年数「10年」くらいまで取っておけますが、
スペースがなければ、そのスペースは何を優先させるかでまた変わってきます。
今までは
闇雲に明細書を全部まとめて保管してましたが
このままいくと
永久に溜まるだけで
奥様のモヤモヤも溜まります。
ご夫婦お互いが
「納得できる保管年数」
「納得できる保管方法」
「納得できる破棄方法」
を決め、
あとはそれに沿って実行していくだけ。
「ご家族のルール」が決まっていれば
判断に悩む必要がないので、
書類管理の面倒臭さが軽減されます。
ここは時間をとって、
「要不要の判断基準」をマイ＼マイルール／で作りましょう
③時間を割いて整理しても変化が見えづらい
書類は嵩張らない物なので
どれだけ整理を頑張っても目に見える変化が少なく、
景色が変わらないので
途中で疲弊してしまう方が多いです。
実際ご訪問に伺う際も、
書類整理は、
最後の最後にやる場合が多いです。
私は
まずはおうちの景色を変えて、
心が落ち着いてから
後で
書類整理をゆっくりやってもらいたい。
そんな想いでいます。
書類整理は
ため込んでしまうとそのくらい時間がかかるものなのです。
でも、
「書類整理が大変な理由」の
①意図せず毎日どんどん増える
②要不要の判断基準がわからない
が前途の様にマイルールによって少しでも解決されれば、
この③の問題は無くなってきます。
それは
【日々の書類管理が楽になるから】です。
毎日増える書類が少しでも減り、
マイルールで判断基準が決まれば
毎日自然と紙の整理ができます。
毎日5分もかからず終わります。
マイルールの決め方ががわからない方は
ぜひプロに頼ってください。
次回は私の書類管理方法の詳細を
お伝えしたいと思います。
最後まで読んで下さり、ありがとうございました。
